Les questions qui reviennent
« Il me manque des heures sur ma paie. » « Il me reste combien de vacances ? » Cinq minutes chacune, des dizaines par semaine.
Audit administratif · PME du Québec
Moins de paperasse, plus de présence.
Pour les dirigeants de PME, de réseaux et de bureaux professionnels dont l'administratif repose encore sur eux. On écrit vos processus, on corrige ce qui doit l'être, puis on automatise seulement ce qui en vaut la peine. Avec les outils que vous avez déjà.
Pas d'IA là où elle n'est pas nécessaire.
Remboursé si le Diagnostic ne trouve pas 5 h par semaine. Vous cherchez Maya, la réception vocale ?
Administratif à trier
Lundi, 8 h 026à traiter
8 h 02. Six messages, et la journée n'a pas commencé.
01·Le constat
Voilà où partent vos soirées.
Votre travail est bien fait, vos clients bien servis. Mais tout ce qui n'est écrit nulle part finit par remonter à vous.
Les reçus sur WhatsApp
Une photo, un virement. Une autre photo, un autre virement. Personne ne vérifie que le total du mois colle.
La facture montée à la main
Recopier les présences, envoyer, attendre la confirmation, ressaisir ailleurs. Une heure et demie, chaque semaine.
L'accès que vous seul avez
Le gestionnaire pourrait envoyer le document lui-même, mais l'outil est partagé avec vos fichiers privés. Alors c'est vous.
Les dossiers qui attendent un document
Une trentaine de dossiers presque finis, chacun bloqué par une pièce manquante. Le suivi se fait de mémoire, avec un fichier Excel exporté et remis à jour tous les deux jours.
Les documents au compte-gouttes
Trois courriels, deux photos, un fichier nommé « IMG_4032 ». Souvent hors du portail sécurisé. Et c'est à vous de tout remettre dans le bon dossier.
La facture fournisseur de 50 lignes
Saisie à la main, ligne par ligne : 30 à 45 minutes chaque fois. Rien de difficile, juste long.
Le premier employé
Il lui faut des accès, une façon de noter ses heures, la configuration de son poste. Rien n'est écrit, parce que tout était dans votre tête.
« Tout se passe dans ma tête et c'est un gros problème pour moi. »
Aucune de ces tâches ne demande votre jugement. Elles demandent une règle écrite, un accès bien découpé ou une automatisation simple. C'est ce qu'on installe.
02·Avant, après
Ce qui peut tourner sans vous.
Dix tâches qu'on retrouve dans presque chaque PME ou bureau professionnel. Basculez-les pour voir ce qu'elles deviennent. Trois d'entre elles n'ont besoin d'aucun outil.
0 sur 10 réglées
- À la mainAprès
Répondre une à une aux questions de paie et de vacances.
Le guide de l'employé répond. Ce qui sort du cadre vous est transmis.
Automatiser - À la mainAprès
Relancer de mémoire les clients qui n'ont pas envoyé leurs documents.
La liste des pièces manquantes est tenue à jour. Les relances partent seules, polies et datées.
Automatiser - À la mainAprès
Recopier les présences dans le modèle de facture, chaque lundi.
La facture se prépare à partir des présences. Vous validez.
Automatiser - À la mainAprès
Saisir à la main une facture fournisseur de 50 lignes.
La facture est lue et préparée dans votre logiciel. Vous vérifiez, vous validez.
Automatiser - À la mainAprès
Rembourser les reçus WhatsApp sans vérifier le total du mois.
Les reçus sont classés au fil de l'eau et rapprochés en fin de mois.
Automatiser - À la mainAprès
Chercher dans trois courriels et deux photos les documents d'un même client.
Chaque document est renommé et rangé dans le dossier du client, par règle. Aucune IA ne l'ouvre.
Automatiser - À la mainAprès
Envoyer vous-même le document que le gestionnaire ne peut pas ouvrir.
Un accès bien découpé : il l'envoie lui-même.
Corriger, sans outil - À la mainAprès
Expliquer de vive voix au nouvel employé où tout se trouve.
Un guide d'accueil écrit : accès, suivi des heures, configuration.
Corriger, sans outil - À la mainAprès
Chercher qui valide les vacances, à chaque demande.
Une règle écrite, connue de tous.
Corriger, sans outil - À la mainAprès
Relancer les factures en retard « quand on a une minute ».
Des relances graduées et polies partent au bon moment.
Automatiser
03·Une journée
Pendant que vous travaillez, l'administratif avance aussi.
Une journée type, une fois les corrections et les automatisations en place. Du point du matin aux relances du lendemain.
7 h 30
Avant d'ouvrirLe point du matin est déjà prêt
Ce qui est payé, ce qui est en retard, ce qui attend votre signature. Une page, dans votre boîte, avant le premier café.
Factures payées hier4
En retard de plus de 15 jours2
À signer1 contrat
9 h 15
Au bureauLes questions des employés ont trouvé leur réponse
Vacances, heures, attestations : les réponses viennent du guide de l'employé. Vous ne voyez que les cas qui demandent votre jugement.
Questions reçues7
Répondues par la règle6
Pour vous1
12 h 00
Entre deux rendez-vousLa facture de la semaine se monte seule
Les présences arrivent, la facture se prépare dans votre modèle. Vous relisez, vous envoyez. Plus de recopie.
Présences reçues3 sites
Facture préparée1
Votre partRelire et envoyer
16 h 40
Fin de journéeLes reçus sont rangés au fur et à mesure
Chaque photo de reçu est lue, classée et associée à sa dépense. Le total du mois colle aux remboursements.
Reçus du jour5
Rapprochés5
À vérifier0
21 h 10
À la maisonVous êtes en famille. Rien ne remonte.
Une employée demande son solde de vacances. Elle a sa réponse, sourcée. Vous n'êtes pas dérangé.
QuestionSolde de vacances
ZoneJaune, accès limité
RéponseEnvoyée à 21 h 12
7 h 00
Le lendemainLes relances sont parties à l'heure
Les factures en retard ont reçu leur relance graduée. Personne n'a eu besoin d'y penser.
Relances envoyées2
TonPoli, daté, sans menace
Prochaine étapeAppel, si rien jeudi
7 h 30
Avant d'ouvrirLe tableau des dossiers est à jour
Ce qui est arrivé, ce qui manque, ce qui est prêt à finaliser. L'Excel n'a plus besoin d'être remis à jour à la main.
Prêts à finaliser4
En attente d'un document11
Relances prévues6
9 h 15
Au bureauLes documents d'hier sont dans le bon dossier
Courriels, photos, fichiers aux noms illisibles : chaque document est renommé et rangé, par règle. Le client a reçu un accusé de réception.
Documents reçus9
Rangés8
À vérifier1
12 h 00
Entre deux dossiersLa facture fournisseur est préparée
Les 50 lignes sont lues et préparées dans votre logiciel comptable. Vous vérifiez le total, vous validez.
Lignes50
ZoneVerte, aucune donnée personnelle
Votre partVérifier et valider
14 h 30
Avec un clientLe rendez-vous porte sur sa situation
Vous ne passez plus la rencontre à dresser la liste des papiers qui manquent. Le temps va à la conversation.
Pièces manquantesDéjà relancées
Votre partConseiller
16 h 40
Fin de journéeVotre employé avance sans vous interrompre
Ses accès sont découpés, sa façon de noter ses heures est écrite. Il trouve la réponse dans le guide du bureau.
AccèsLes siens seulement
Procédures écrites6
Questions pour vous0
7 h 00
Le lendemainLes rappels sont partis à l'heure
Les clients qui n'ont pas encore tout envoyé ont reçu un rappel poli, avec la liste exacte de ce qui manque.
Rappels envoyés6
TonPoli, daté
Prochaine étapeUn appel, si rien vendredi
04·Le trajet
Une demande arrive. Tout le reste suit.
Chaque demande suit un chemin écrit d'avance : elle est triée, classée selon sa sensibilité, traitée par la bonne règle. Vous ne voyez que ce qui demande votre jugement.
- Aucune ressaisie, aucune demande oubliée
- Une réponse en quelques minutes, même le soir
- Les données sensibles ne quittent jamais leur zone
- La question arriveReçue« Il me reste combien de vacances ? » Par courriel, à 21 h 10.
- Elle est triéeClasséeQuestion RH courante, zone jaune : données d'employé, accès limité.
- La règle répondVérifiéeLe solde vient du registre, la politique du guide de l'employé.
- L'employé a sa réponseEnvoyéeEn quelques minutes, avec la source citée.
- Vous, seulement si besoinVotre soiréeCe qui sort du cadre vous arrive avec le contexte.
- Le document arriveReçu« Voici mon relevé, désolé pour la photo. » Par courriel, à 21 h 40.
- Il est reconnu, sans être luClasséExpéditeur connu, dossier du client retrouvé. Un document fiscal peut contenir un numéro d'assurance sociale : zone rouge, aucun outil d'IA ne l'ouvre.
- Il est rangéRangéRenommé selon le client et la date, déposé dans son dossier, coché dans la liste des pièces.
- Le client reçoit un accuséEnvoyé« Bien reçu. Il nous manque encore votre feuillet T4. »
- Vous, seulement si besoinVotre soiréeUn document inattendu vous arrive avec le contexte.
05·La méthode
On cartographie le réel. On corrige. Puis on automatise.
Le Diagnostic Présence suit les mêmes quatre étapes chez chaque client. La plupart des gains viennent d'abord d'un processus écrit. L'automatisation vient ensuite. L'IA seulement quand il faut lire, trier ou analyser.
- 01
Démarrage
Deux heures avec vous : vos sites ou votre bureau, vos rôles, vos outils, et les irritants que vous vivez vraiment.
- 02
Terrain
30 à 45 minutes avec chaque gestionnaire ou employé. Le processus prévu et le processus réel ne sont presque jamais les mêmes.
- 03
Cartographie
Chaque irritant est noté sur 30, selon six critères. La note dit s'il faut réorganiser, automatiser, ou ajouter de l'IA.
- 04
Restitution
Six livrables et une feuille de route, dont vos processus écrits et vos accès redécoupés. Vous décidez ensuite si on lance un pilote.
On ne remplace personne.
On enlève la répétition, pas les gens.
Le processus d'abord.
Une règle écrite avant tout outil. Pas d'IA là où elle n'est pas nécessaire.
Vos données restent chez vous.
Classées selon leur sensibilité, Loi 25 comprise.
06·Le calcul
Combien vous coûte ce qui se fait encore à la main ?
Déplacez les curseurs selon votre réalité. Rien n'est envoyé : le calcul se fait dans votre navigateur.
Trois réponses, une estimation
Vous compris, et vos gestionnaires ou employés.
Par semaine, par personne. Questions, ressaisie, relances de documents, recherche dans les courriels.
Salaire et charges. Le vôtre compte aussi.
Temps récupérable chaque année
0heures
Une valeur d'environ 0 $ par année.
0 semaine de travail d'une personne, sur 52
Estimation : on considère que la moitié de ces tâches peut être corrigée ou automatisée, sur 46 semaines de travail. Le Diagnostic Présence mesure le vrai chiffre, sur le terrain.
07·Le livrable
Ce que vous recevez à la restitution.
Pas une présentation générique. Un dossier écrit pour votre entreprise ou votre bureau, avec des chiffres, des priorités et un plan que votre équipe peut suivre.
La garantie
Remboursé s'il ne trouve pas 5 h par semaine.La seule condition : avoir accès à vous et, si vous en avez, à au moins un gestionnaire ou employé.
- Durée3 à 4 semaines
- PaiementForfait fixe, moitié au démarrage, moitié à la restitution
- CréditCrédité en entier sur le pilote s'il démarre dans les 30 jours
- Places2 Diagnostics par mois au maximum
Diagnostic Présence · exemple
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Ce qu'on a observé
| Irritant | Fréquence | Zone | h / sem. |
|---|---|---|---|
| Questions de paie et de vacances | Tous les jours | jaune | 6 h |
| Facture montée à la main | Chaque lundi | verte | 2 h |
| Reçus et remboursements | Chaque semaine | jaune | 3 h |
| Documents envoyés à la place des gestionnaires | Tous les jours | verte | 3 h |
| Relances de factures | Chaque semaine | verte | 2 h |
| Dossiers personnels des employés | Au besoin | rouge | 1 h |
| Total | 17 h | ||
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Où sont les heures
17 hpar semaine, soit environ 782 heures par année.
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Par où commencer
- 01Accès redécoupés et règles écritesCorriger, sans outil · semaine 226/303 h / sem.
- 02Réponses RH à partir du guideAutomatiser · zone jaune · 4 semaines24/305 h / sem.
- 03Facture préparée depuis les présencesAutomatiser · zone verte · 2 semaines23/302 h / sem.
- —Dossiers personnelsNe pas automatiser · zone rougeExclu
10 hpar semaine visées avec les trois premiers chantiers.
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La feuille de route
Jours 1 à 3031 à 6061 à 90
Accès redécoupés
Facture depuis les présences
Réponses RH, en parallèle
Mesure et ajustements
AU JOUR 9010 h par semaine rendues, testées en parallèle de l'existant, documentées. Vos processus sont écrits : la documentation vous appartient et sert à accueillir vos prochains employés.
Entreprise fictive, chiffres d'illustration.
08·Loi 25
Ce qu'on refuse d'automatiser.
Avant de toucher à quoi que ce soit, on classe les données de chaque processus. Le classement décide de ce qui peut être automatisé, et comment.
| Zone | Ce qu'on y range | La règle |
|---|---|---|
| Zone verte | Aucune donnée personnelle de client ou d'employé : horaires, recrutement, facturation interne. | On automatise |
| Zone jaune | Données d'employés ou de clients. On prévoit le consentement, on limite les accès et on anonymise ce qui peut l'être. | Avec précautions |
| Zone rouge | Données vraiment privées, comme la santé ou les numéros d'identification. Elles restent hors de portée. | Jamais dans un outil d'IA |
09·Après l'audit
Les solutions qui ont passé la grille.
Elles se branchent sur vos outils actuels. Si l'un d'eux règle déjà le problème, on vous le dit.
Facturation et encaissement
La facture part quand le travail est fait. Les relances suivent, graduées et polies.
Voir →Tableau de bord
Vos 10 à 15 indicateurs au même endroit : ce qui rentre, ce qui sort, ce qui est en retard.
Voir →Soutien RH
Les questions récurrentes des employés reçoivent une réponse à partir de votre guide.
Voir →Suivi des dossiers clients
Les documents manquants sont relancés automatiquement. Un tableau de suivi remplace l'Excel remis à jour à la main.
Voir →Documentation des processus
Ce qui était dans votre tête est écrit, prêt pour vos nouveaux employés.
Voir →Maya
La réception et le rappel vocal : chaque demande rappelée en moins de 5 minutes.
Découvrir →10·Qui vous parle
J'ai fait votre administratif à la main avant de l'automatiser.
Douze ans dans la finance des PME, en France, au Luxembourg et au Canada. La paie, les relances, les rapprochements, la trésorerie : je sais où le temps d'un dirigeant disparaît, parce que je l'ai vu disparaître.
- L'administratif des PME
- Comptabilité clients et fournisseurs, recouvrement, trésorerie de huit filiales, direction administrative et financière.
- Dirigeant de PME
- Fondateur d'une ferme de 2 000 pondeuses au Ghana, qui tourne encore, gérée à distance avec mes propres systèmes.
- Développeur de métier
- Architecture, sécurité, Loi 25 : vos données sont traitées au niveau production.
11·Questions
Ce que vous vous demandez déjà.
Ça va remplacer quelqu'un dans mon équipe ?
Non. On enlève la répétition pour que vos gens fassent leur vrai travail. Si votre plan est de couper un poste, on n'est pas les bons.
C'est de l'intelligence artificielle, ça ?
Pas forcément, et souvent non. Pas d'IA là où elle n'est pas nécessaire : la plupart des gains viennent d'une règle écrite, d'un accès bien découpé ou d'une automatisation simple. L'IA arrive seulement quand il faut lire, trier ou analyser, et c'est la grille de l'audit qui le décide. Les données de la zone rouge n'y passent jamais.
On a déjà nos outils. Je ne veux pas d'un logiciel de plus.
On part de ce que vous avez et on connecte. Si votre outil actuel, ou une option moins chère, règle déjà le problème, on vous le dit.
Je suis trop petit pour un logiciel de gestion de cabinet.
On se branche sur vos outils actuels, sans abonnement de plus et sans nouvel outil à apprendre. C'est souvent le bon moment : on écrit vos processus avant que l'équipe grandisse. Si un logiciel devient vraiment rentable un jour, on vous le dira.
Est-ce que ça fonctionne avec Microsoft ?
Oui. On part de votre écosystème, Microsoft ou Google : Outlook, Excel, OneDrive, Teams, ou leurs équivalents. Rien de nouveau à apprendre, ni pour vous ni pour vos employés.
Et mes données ?
Elles restent chez vous, celles de vos clients comprises. Chaque processus est classé en zone verte, jaune ou rouge avant qu'on y touche, et les points de vigilance Loi 25 font partie des livrables.
Combien coûte le Diagnostic ?
Un forfait fixe, payé moitié au démarrage et moitié à la restitution, crédité en entier sur le pilote s'il démarre dans les 30 jours. On vous donne le montant pendant l'appel découverte, une fois vérifié que le Diagnostic a du sens pour vous.
Et si l'audit ne trouve rien ?
S'il n'identifie pas au moins 5 heures par semaine récupérables, il vous est remboursé en entier.
Je n'ai pas le temps pour un audit.
De votre côté : une séance de deux heures et une restitution. Le reste se fait avec vos gestionnaires ou vos employés, 30 à 45 minutes chacun.
12·Appel découverte
Regardons ensemble ce que l'administratif vous prend.
30 minutes, au téléphone ou en visio. Vous décrivez votre semaine, on repère ce qui pourrait tourner sans vous. Vous repartez avec une première idée claire, qu'on travaille ensemble ou non.
Vous avez bâti votre entreprise pour faire votre métier. Pas pour en porter la paperasse le vendredi soir.