La méthode
Avant d'automatiser, on regarde comment vous travaillez vraiment.
La plupart des projets d'automatisation ratés ont commencé par un outil. Les nôtres commencent par une cartographie de votre administratif, faite sur le terrain avec ceux qui le vivent.
01·Les règles
Quatre règles, appliquées partout.
Le réel plutôt que l'idéal
On cartographie comment le travail se fait aujourd'hui, avec ses contournements. Le processus écrit dans le guide sert de comparaison, pas de point de départ.
Le terrain, pas seulement la direction
Le dirigeant voit l'ensemble, les gestionnaires voient le détail. On parle aux deux, parce que les heures perdues se cachent dans le détail.
Corriger avant d'automatiser
Automatiser un processus bancal, c'est faire plus vite la même erreur. Souvent, une règle écrite ou un accès mieux découpé suffit.
Automatiser n'est pas toujours de l'IA
Une facture qui part toute seule, c'est de l'automatisation simple. L'IA n'intervient que là où il faut lire, trier ou analyser.
02·La grille
Chaque irritant est noté sur 30.
Une tâche fréquente, longue, aux règles stables et aux données déjà disponibles monte en tête. Une tâche qui touche des données sensibles demande plus de précautions, ou reste manuelle.
La note dit quoi faire : réorganiser, automatiser simplement, ou ajouter de l'IA là où il faut lire, trier ou analyser. La zone de données peut toujours ramener une tâche à la main.
Questions de paie et de vacances
Exemple de notation, à titre d'illustration.
03·Loi 25
Les zones de données.
Au Québec, chaque entreprise répond des renseignements personnels qu'elle détient. Avant de changer un système, on classe donc les données de chaque processus.
| Zone | Ce qu'on y range | La règle |
|---|---|---|
| Zone verte | Aucune donnée personnelle de client ou d'employé : horaires, recrutement, facturation interne, commandes de fournitures. | On automatise |
| Zone jaune | Données d'employés ou de clients. On prévoit le consentement, on limite les accès et on anonymise ce qui peut l'être. | Avec précautions |
| Zone rouge | Données vraiment privées : santé, numéros d'identification, dossiers personnels. Elles restent hors de portée de tout modèle d'IA. | Jamais dans un outil d'IA |
04·Les engagements
Trois engagements, annoncés d'avance.
On enlève la répétition pour que votre équipe fasse son vrai travail. Une implantation qui sert à couper un poste, on la refuse.
Chaque automatisation tourne d'abord à côté de l'existant, sur vos vraies données. Elle remplace l'ancienne façon de faire quand elle a fait ses preuves.
Sécurité, journalisation, Loi 25. Le jour où on se quitte, tout vous reste.
Et quand votre outil actuel fait déjà le travail, ou qu'une option moins chère existe, on vous le dit.
Appel découverte
Voyons ce que la grille donnerait chez vous.
30 minutes, au téléphone ou en visio. Vous décrivez votre semaine, on repère ce qui pourrait tourner sans vous. Vous repartez avec une première idée claire, qu'on travaille ensemble ou non.
Vous avez bâti votre entreprise pour faire votre métier. Pas pour en porter la paperasse le vendredi soir.